Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách quản lý tập trung nhiều email và tin nhắn Telegram, đồng thời tự động dọn dẹp hoặc đánh dấu các nội dung không quan trọng, giúp bạn tập trung hơn vào công việc hàng ngày.
1. Dọn dẹp Email – Tối ưu hóa hộp thư đến
Tại sao cần dọn dẹp email?
Email là một trong những công cụ liên lạc quan trọng nhưng cũng dễ bị quá tải bởi các tin nhắn quảng cáo, spam hoặc những nội dung không cần thiết. Việc quản lý email hiệu quả giúp bạn tập trung vào những thông tin quan trọng và cải thiện hiệu suất làm việc.
Cách thực hiện trên MacBook (Ứng dụng Mail)
- Thêm email chính vào App Mail của MacBook để quản lý tập trung.
- Mở ứng dụng Mail trên MacBook.
- Vào Mail > Settings (hoặc Preferences nếu bạn dùng macOS cũ hơn).
- Chuyển đến tab Rules.
- Nhấn vào nút “Add Rule” (Thêm Quy tắc).
- Đặt tên cho quy tắc, ví dụ: “Tự động đánh dấu đã đọc”.
- Ở phần “If”, chọn điều kiện để áp dụng quy tắc, ví dụ:
- From: Chọn địa chỉ email hoặc domain cụ thể.
- Subject contains: Lọc email có tiêu đề chứa từ khóa nhất định.
- Any Recipient: Áp dụng cho email gửi đến một địa chỉ nhất định.
- Nếu muốn áp dụng cho nhiều điều kiện, chọn “Any” hoặc “All”.
- Ở phần “Perform the following actions”, chọn:
- “Mark as Read” hoặc “Delete” nếu muốn xóa thư spam.
- Nhấn OK để lưu quy tắc.
- Khi được hỏi “Do you want to apply this rule to existing messages?”, chọn “Yes” nếu muốn áp dụng ngay cho email đã có trong inbox.
Tự động xóa mail spam sau 7 ngày
Bạn có thể tạo nhiều quy tắc với các cấu hình khác nhau, ví dụ: Tự động xóa mail spam sau 7 ngày. Điều này giúp hộp thư luôn được dọn dẹp gọn gàng.
Trên Windows
Nếu bạn sử dụng Windows, có thể dùng ứng dụng Thunderbird để quản lý mail tập trung với các chức năng tương tự.
2. Dọn dẹp tin nhắn Telegram – Tránh bỏ lỡ tin nhắn quan trọng
Tại sao cần dọn dẹp tin nhắn Telegram?
Telegram là công cụ giao tiếp phổ biến, tuy nhiên nếu không được quản lý tốt, việc bỏ lỡ những tin nhắn quan trọng là rất dễ xảy ra. Tạo folder chỉ hiển thị tin nhắn chưa đọc giúp bạn tránh tình trạng bỏ sót thông tin cần thiết.
Cách tạo folder tin nhắn chưa đọc trên Telegram
- Vào biểu tượng Settings ở góc trái ứng dụng Telegram.
- Chọn “Add Custom Folder” (Thêm thư mục tùy chỉnh).
- Tạo cấu hình để hiển thị các tin nhắn chưa đọc bằng cách:
- Chọn “Unread”.
- Đặt tên thư mục theo ý muốn (ví dụ: “Tin nhắn chưa đọc”).
- Lưu lại cấu hình.
Tạo thêm các folder khác để tối ưu hóa tìm kiếm
Ngoài việc tạo folder tin nhắn chưa đọc, bạn cũng có thể tạo các folder theo từng bộ phận hoặc nhóm công việc để dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Kết luận
Việc dọn dẹp email và tin nhắn Telegram một cách thông minh không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện sự tập trung và hiệu quả trong công việc. Hãy áp dụng ngay những hướng dẫn trên để tối ưu hóa quá trình làm việc hàng ngày của bạn!
